Det Akademiske Råd for Det Humanistiske og Samfundsvidenskabelige Fakultet har fastsat sin forretningsorden inden for rammerne af standardforretningsorden jf. § 76, § 81, § 85 og § 93 i Aalborg Universitets vedtægt.

§ 1. Akademisk Råd udøver dets virksomhed i møder jf. dog § 12. Der fastsættes årligt en mødeplan for det Akademisk Råds ordinære møder.

Stk. 2. Forpersonen kan beslutte at afholde ekstraordinære møder. Forpersonen skal desuden indkalde til ekstraordinært møde, såfremt mindst 1/3 af medlemmerne anmoder herom med angivelse af mødets dagsorden. Mødet skal afholdes senest 14 dage efter anmodningen. Såfremt det er påkrævet som følge af en tidsfrist eller sagens karakter, skal forpersonen søge mødet afholdt snarest muligt.

§ 2. Akademisk Råds møder er åbne for enhver, medmindre det er nødvendigt at behandle en sag for lukkede døre på grund af sagens karakter eller omstændighederne i øvrigt.

Stk. 2. Alle personsager, dvs. sager hvor der indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller offentlige samarbejdspartnere, og sager, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, skal behandles for lukkede døre.

Stk. 3. Såfremt kun enkelte dagsordenspunkter er lukkede, skal tilhørere forlade lokalet under behandlingen af disse lukkede punkter. Forpersonen kan desuden beslutte, at observatører skal forlade lokalet under behandlingen af disse lukkede punkter.

Stk. 4. Beslutning om at punkter holdes lukkede træffes af forperson, dekan og næstforperson.

§ 3. Forpersonen fastlægger dagsordenen i dialog med næstforpersonen og dekanen på et dagsordensmøde. Dagsorden og mødemateriale udsendes digitalt mindst 5 arbejdsdage før mødet. Forpersonen eller dekanen kan bestemme, at udsendelse kan ske med kortere varsel, hvis det er nødvendigt.

Stk. 2. Medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter og mødemateriale skal sendes til sekretæren eller forpersonen senest 8 arbejdsdage inden mødet. Forpersonen eller dekanen kan dog dispensere fra fristen.

Stk. 3. Akademisk Råd godkender dagsordenen som første punkt på mødet.

Stk. 4. Oplysninger, der er tilvejebragt til bedømmelse af sagerne, og som ikke er udsendt efter stk. 1, skal som udgangspunkt forelægges for medlemmerne inden mødet. Forpersonen kan tillade, at nye oplysninger forelægges på mødet.

Stk. 5. Dagsordener til møder i Akademisk Råd offentliggøres på rådets websted. Det sikres i den forbindelse, at dagsordenen ikke indeholder oplysninger omfattet af tavshedspligt.

§ 4. Ved mødets begyndelse registrerer forpersonen medlemmernes antal og konstaterer, om akademisk råd er beslutningsdygtigt jf. § 11. 

§ 5. Hvis det er nødvendigt for en sags behandling, kan forpersonen indkalde udenforstående til at deltage
i mødet uden stemmeret.

§ 6. Når et medlem af Akademisk Råd mister sin valgbarhed i løbet af valgperioden*1, erklæres inhabil*2 jf. § 15, eller er ude af stand til at deltage i akademisk råds arbejde pga. længerevarende fravær*3, indkaldes den pågældendes suppleant.

Stk. 2. Forpersonen kan beslutte, at den pågældendes suppleant ikke indkaldes, hvis det akademiske råd er beslutningsdygtigt uden medlemmet, og hvis indkaldelsen af suppleanten ikke er nødvendig for en sags behandling.

§ 7. Møderne i akademisk råd afholdes som udgangspunkt fysisk med mulighed for online deltagelse for de medlemmer som er tilknyttet AAU CPH, eller medlemmer som ikke har mulighed for at deltage fysisk på mødet. Forpersonen eller dekanen kan vælge at omlægge fysiske møder til onlinemøder.

Stk. 2. Under online deltagelse til et møde skal medlemmerne sørge for, at deres kamera holdes tændt under videomøder, såfremt netforbindelsen tillader det, og anvende mute-knappen til mikrofonen, når de ikke taler.

*1 F.eks. ved ansættelses- eller studieophør eller ved overflytning til et andet fakultet, institut eller studienævn.
*2 I sager hvor organet har beslutningskompetence. Suppleanten indkaldes ad hoc til det pågældende punkt på dagsordenen.
*3 F.eks. pga. sygdom eller bortrejse. Suppleanten indtræder, når forpersonen konstaterer, at der er tale om længerevarende fravær.

§ 8. Forpersonen er mødeleder. Forpersonen sikrer iagttagelse af god orden under mødet og træffer beslutning i alle spørgsmål om ledelse af møderne.

Stk. 2. I tilfælde af forpersonens fravær er det næstforpersonen eller dekanen som leder møderne.

§ 9. Forpersonen kan beslutte, at en sag udskydes, hvis der fremkommer forslag til større ændringer, eller hvis medlemmerne er uenige. Forpersonen kan beslutte, at ændringsforslag skal udsendes skriftligt inden behandling på et senere møde.

§ 10. Forpersonen sikrer ekspedition af sager behandlet i Akademisk Råd. Dekanen orienteres om henvendelser fra rådet eller forperson til myndigheder uden for institutionen.

§ 11. Det Akademiske Råd er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Beslutning træffes ved, at forpersonen konstaterer, om der er tilslutning til et fremsat forslag. Forpersonen erklærer forslaget for vedtaget. Beslutning skal dog træffes ved afstemning, hvis et eller flere medlemmer forlanger det. Forpersonen fastlægger i den forbindelse afstemningsproceduren.

Stk. 3. Medmindre andet fremgår af særlovgivning, afgøres alle afstemninger ved almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende medlemmer. Står stemmerne lige, er forpersonens stemme udslagsgivende. Forpersonen kan dog, i stedet for at træffe beslutning, vælge at udsætte afgørelsen til det følgende møde.

Stk. 4. Det Akademiske Råd kan kun træffe beslutning i sager, der fremgår af dagsordenen. Organet kan dog træffe beslutning i hastende sager, når 2/3 af medlemmerne er til stede og tiltræder dette.

§ 12. Akademisk Råd kan træffe beslutning ved skriftlig høring, hvis forpersonen finder det nødvendigt af
hensyn til en sags eller bestemte typer af sagers ekspedition. Skriftlige høringer kan ikke erstatte organets møder.

Stk. 2. Såfremt beslutning træffes ved skriftlig høring, skal den høringsansvarlige, for at beslutningen er gyldig, kunne dokumentere et almindeligt stemmeflertal.

Stk. 3. Ved indsigelser fra et eller flere medlemmer kan forpersonen beslutte, at sagen udsættes til behandling på et senere møde.

Stk. 4. Medlemmerne orienteres om høringens udfald.

§ 13. Der udarbejdes referat af Akademisk Råds møder. Rådets beslutninger refereres som beslutningsreferat, mens der for øvrige punkter udarbejdes et kort orienteringsreferat. Referatet godkendes skriftligt.

Stk. 2. Referatet skal indeholde oplysning om tilstedeværende medlemmer ved mødets begyndelse jf. § 4.

Stk. 3. Ethvert medlem, faste observatører jf. § 16 og indkaldte personer uden stemmeret jf. § 5, kan forlange sin afvigende mening optaget kort i referatet ved angivelse af indholdet inden punktets færdigbehandling.

Stk. 4. Rådets sekretær orienterer rådet om de indkomne kommentarer, som rådets medlemmer har fremsendt til referatet, forinden det godkendes endeligt.

Stk. 5. Referater fra det Akademisk Råds møder offentliggøres på organernes websted. Det sikres i den forbindelse, at referatet ikke indeholder oplysninger omfattet af tavshedspligt.

§ 14. Det er en tjenestepligt for universitetets medarbejdere at indtræde i Akademisk Råd og deltage i møderne, såfremt de vælges eller udpeges hertil. Det er desuden en tjenestepligt for medarbejdere at modtage valg som forperson for Akademisk Råd.

§ 15. Akademisk Råd kan beslutte, at et medlem har en sådan uvedkommende interesse i en sag, at vedkommende udelukkes fra at deltage i sagens behandling efter de almindelige regler om inhabilitet.

Stk. 2. Medlemmet skal underrette Akademisk Råd om forhold, der medfører inhabilitet, eller forhold som kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. Medlemmet meddeler så vidt muligt forpersonen dette inden mødet. Akademisk Råd afgør herefter, om vedkommende udelukkes fra at deltage i sagens behandling. Medlemmet må ikke være til stede og deltage i behandlingen af, eller afstemninger om, vedkommendes habilitet.

§ 16. Dekanen kan i samråd med forpersonen udpege observatører til akademisk råd. Observatørerne skal udpeges blandt det teknisk-administrative personale. Observatører må ikke besidde en lederstilling. Der kan udpeges maksimum to observatører til at sidde i rådet, og observatørerne udpeges for en etårig periode ad gangen.

Stk. 2. Det er en tjenestepligt for universitetets medarbejdere at indtræde som observatør i Akademisk Råd organer.

Stk. 3. En observatør deltager i Akademisk Råds møder på lige fod med de indvalgte medlemmer, dog uden stemmeret.

Stk. 4. En observatørs bemærkninger tages til efterretning blandt medlemmerne og indgår i sagens behandling. Observatørerne kan på lige fod med organets medlemmer forlange deres afvigende mening optaget kort i referatet jf. § 13, stk. 3.

§ 17. Akademiske råd vælger en forperson blandt de videnskabelige medlemmer, og kan vælge en næstforperson blandt alle medlemmer.

Stk. 2. Næstforpersonens opgaver består i af sparre og assistere forpersonen ved sager der vedrører Akademisk Råd, herunder at være med i planlægningen af dagsordenen til møderne. Næstforpersonen agerer desuden mødeleder i forpersonens fravær jf. § 8, stk. 2.

Stk. 3. Dekanen er født medlem af rådet og kan som teknisk-administrativ medarbejder vælges som forperson.

§ 18. Indtil valg af forperson og næstforperson har fundet sted, ledes møderne af en ordstyrer, som vælges ved enstemmighed blandt organets medlemmer. Er der ikke enighed om valg af ordstyrer, ledes mødet af organets ældste medlem.

§ 19. Forperson og næstforperson vælges for samme valgperiode som de videnskabelige medlemmers valgperiode i akademisk råd.

§ 20. Det akademiske råd kan i en begrænset tidsperiode og/eller i særlige tilfælde, herunder f.eks. af hensyn til sagernes ekspedition, vælge at overdrage dekanen sin kompetence til at forhåndsgodkende nedsættelse og sammensætning af bedømmelsesudvalg. Det akademiske råd kan imidlertid ikke overdrage tildelingen af ph.d. og doktorgrader som kompetence.

Stk. 2. I tilfælde af dekanens fravær er det dekanens stedfortræder som varetager hans arbejdsopgave som menigt medlem af det Akademiske Råd, jf. Regler vedrørende udpegning af stedfortrædere ved AAU § 2 stk. 2.5.

*Delegation kan ske ud fra en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde eller forud for hver periode, f.eks. en sommerferieperiode hvor det ikke er muligt at samle et beslutningsdygtigt akademisk råd.

§ 21. Ethvert medlem skal foreløbigt rette sig efter forpersonens afgørelse med hensyn til standardforretningsordenens forståelse.

Akademisk Råd godkendte forretningsordenen d. 8. februar, 2024.